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大量のレシートをサクサクとデジタル化!ドキュメントスキャナーで整理

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フリーランスになって1年目なのですが、まだ経費とかその辺のことも正確にはわかっておらず「とりあえずレシート・領収証はとっておけ」と言われ、ずっと保管していました。いわゆる税金関係の本を読むと月ごとに封筒を分けて整理整頓されている方もいらっしゃるようで、本当はちゃんと整理しないといけないと思っていたのです。

そう、それが上の写真の状態。今年一切何も整理せずにまったく整理されていない状態です。どうせ整理するなら、現在モニターさせてもらっているドキュメントスキャナーDR-P215を通して月ごとの封筒にわけて入れようと思います。

ドキュメントスキャナーを通して大量のレシートをデジタル化しておけば、計算するときにもラクですよね?そんなことを思いついて始めました。

今回使うソフトは付属ソフト(ただしWindows版のみ)の「やさしく家計簿エントリー」です。これは以前DR-150で使用したときにも便利!と感じたソフトです。

このソフトを使ってレシートをスキャンすると合計支払い金額のみならず明細、そしてお店の名前まで記録されていくのです。万が一、明細が正常に登録されない、お店の名前が出てこない場合は手入力・修正が可能です。

そして、スキャンしたレシートの画像が残っているので万が一、レシートを無くしたり捨てたりしていても、そこで再確認出来ます。

例えば、これはマクドナルドのレシートですが、コーヒー無料引換券を持っていたときのレシートが正常に読み込めませんでした。しかし、ここで手で修正することができます。

とりあえず、まとめてスキャンしてしまい、あとからレシート画像をみながら修正するというルーチンワークでも回せそうなので、その方法でやっていきたいと思います。

 

■大量のレシートをスキャンするルールを決める

大量のレシートの中、DR-P215をスキャン出来る状態にしました(目の前にあるマシンはMacですが、「やさしく家計簿エントリー」を使うためにWindowsを動かしています)。

そして、封筒に分けようというTIPSから封筒を用意して机の上に並べているのです。
「やさしく家計簿エントリー」ではレシートを連続スキャン出来ます。もちろん1枚ずつセットしていく必要があるのですが、スキャンボタンを押す手間が省けます。自分はレシートを持ってスキャナーにレシートをセットしては、スキャナーから出てきたレシートの日付を見て該当する月の封筒に入れていきます。

これを繰り返すことによって

  • ・デジタル化
  • ・レシートの月別整理

の2点を一石二鳥のような感じで推し進めていくことが出来ます。
「やさしく家計簿エントリー」ではスキャンされたレシートの画像を持っているので、この封筒に入れたレシートはしばらく取り出す必要が無いのでどこかに片付けておくことも出来るでしょう。

ここからはスキャンされたレシートを元に誤認識されている部分があれば修正したり、合計金額などを見るなどして、どれだけ経費を使ったのかを正確に把握出来るようになります。